В рамках данного этапа происходит управление процессами формирования тематического плана, формирования стоимости доходных договоров (контрактов) и включения проектов в портфели и программы.
Управление проектными договорами
Система управления проектными договорами позволяет:
- вести реестр договоров и дополнительных соглашений к ним, отбирать договоры по организации, контрагенту, ответственному менеджеру, сортировать договоры по видам, актуализировать статусы договоров
- фиксировать юридически значимые условия договора
- детализировать состав договора контрагентов до актируемых этапов;
- указать условия оплаты по договору. При автоматическом заполнении БДДС схема оплаты берётся прежде всего из условий договора с контрагентом.
- установить связь между договором и этапами проекта, автоматически заполнить структуру договора на основании структуры проекта или шаблона;
- формировать БДДС и БДР по этапам проектного договора;
- сформировать печатную форму договора по шаблону.
Управление структурами программ и портфелей
- Портфели проектов
- Программы проектов
- Рабочее место руководителя проектного офиса
- Составление тематического плана по проектам
- Связь программы проектов с входящими в нее проектами
- Актуализация сроков проектных задач между проектами и программой проектов.
- Анализ показателей проектов
- План-фактная отчетность по портфелям и программам проектов
- Визуализация фаз и контрольных точек группы проектов
Система позволяет объединять проекты в программы и портфели. В одном портфеле и/или одной программе проектов могут находиться проекты на разных стадиях жизненного цикла. Портфель проектов и программа проектов представляют собой дополнительные аналитические разрезы для всех отчетов и аналитических инструментов системы, в которых в том или ином качестве фигурируют проекты.
На уровне портфеля проектов система позволяет проводить:
- Составление тематического плана по проектам. Моделирование состава проектов, входящего в тематический план, с различными показателями по периодам планирования;
- Анализ контрольных событий портфеля проектов. Сведение информации о контрольных событиях разных проектов в одном представлении. В случае фактического или потенциально возможного срыва сроков производится расчет прогнозируемых финансовых санкций. Результаты анализа используются для принятия решений в процессе оперативного и финансового контроля деятельности предприятия;
- Анализ текущего состояния и динамики изменения ключевых показателей проектов, входящих в портфель или программу. Значения ключевых показателей могут быть введены вручную руководителями проектов, а могут и автоматически рассчитываться системой, в случае, если исходные данные для расчета можно получить в информационной базе.
Оценка проекта и расчет цены контракта
- Оценка проекта
- Расчет цены контракта
- Формирование плана проекта по шаблону и оценке
В системе предусмотрена функциональность, позволяющая на основании информации о количестве человеко-часов по ролям, необходимых для реализации контракта, и сумм прочих затрат, сформировать отчет, отражающий планируемую себестоимость контракта, возможную прибыль и рентабельность, рассчитать плановую стоимость контракта при заданном % рентабельности.
На основании расчета цены контракта и шаблона проекта система позволяет сформировать план проекта.
Управление заявками на проекты
Подсистема "Заявки на проекты" предназначена для формирования набора предложений о будущих проектах с возможностью их оценки и отбора по заданным критериям и позволяет:
- Вносить в систему информации о планируемых проектах, которые, возможно, будут выполняться в будущем.
- Оценивать влияние планируемых проектов на достижение стратегических целей (не имеющих физической оценки результатов, которых стремится достичь компания в перспективе).
- Регистрировать в системе значения показателей эффективности инвестиций для планируемых проектов (Чистая приведенная стоимость NPV, Внутренняя ставка доходности IRR, Срок окупаемости PBP, Индекс прибыльности PI, Чистый денежный поток NCF).
- Рассчитывать итоговые баллы по планируемым проектам в зависимости от значений показателей эффективности.
- Оценивать возможность включения планируемых проектов в бизнес-план на будущий период путем ранжирования планируемых проектов на основании значений итогового балла, оценка влияния планируемых проектов на достижение стратегических целей или иных показателей планируемых проектов.
Многоуровневые проекты
Проект может состоять из большого количества этапов и тысяч проектных задач со сложной иерархической структурой и внутренними взаимосвязями. При построении структуры проекта количество вложенных уровней задач не ограничено.
Для удобства работы в системе и облегчения структуры проект так же можно разделить на подмножество проектов, соединив их между собой.
