В рамках управления работами и сроками осуществляется формирование и утверждение версий календарно-ресурсных планов проектов, оперативное планирование, мониторинг и контроль выполнения проектных задач, а также анализ соответствия плановых и фактических показателей проекта.
Модели управления
Модель управления позволяет адаптировать систему и упрощает выполнение основных сценариев работы пользователя. Для выбранной модели можно настроить доступ к объектам в соответствии с задачами роли.
Формирование списка проектов, рабочее место руководителя
Рабочее место руководителя проектов позволяет просматривать и структурировать проекты по портфелям, программам или другим объектам управления, а также отслеживать их ход по ключевым показателям: процент готовности, финансовые результаты, статус и пр.
Жизненный цикл проекта
Жизненный цикл проекта в рамках системы состоит из пяти стадий:
- Инициация проекта. На этой стадии фиксируется намерение выполнить проект и назначается руководитель проекта. Проект появляется в системе в виде объекта.
- Планирование проекта. На этой стадии формируется предварительный план и бюджет проекта, определяются состав и сроки работ, а также потребность в трудовых, материальных ресурсах.
- Утверждение проекта. На этой стадии производится анализ принципиальной выполнимости проекта, выявляются ресурсные конфликты с другими проектами, вносятся коррективы и утверждается базовый план проекта.
- Выполнение проекта. На этой стадии производится распределение работ между трудовыми ресурсами, мониторинг и контроль их выполнения. Поскольку проект постоянно развивается, регулярный ввод фактических данных позволяет актуализировать план, оценивать выполнение запланированного объёма и при необходимости корректировать параметры проекта, проводить оперативное перепланирование.
- Завершение проекта. На этой стадии регистрируется факт прекращения работ по проекту, производится анализ достигнутых результатов и отклонений (по срокам, стоимости, качеству и т.п.).
Планирование содержания и сроков проекта, диаграмма Ганта
План проекта может быть введён в систему несколькими способами:
- Ручной ввод данных через панель управления проектом;
- Загрузка/выгрузка данных проекта из/в MS Project;
- Загрузка данных проекта из шаблона, хранящегося в системе;
- Копирование данных из заведенных в систему графиков.
Также план проекта может быть введён в систему комбинированным способом: часть данных берётся из шаблона, часть загружается из файла MS Project, часть данных вводится и/или корректируется вручную.
Визуальный инструментарий системы позволяет руководителю получить информацию о проекте в разных представлениях: табличные представления, дерево данных, диаграммы Ганта, сетевой график, дерево ключевых показателей, монитор проекта.
KPI проекта
Панель ключевых показателей (KPI) предназначена для руководителя проектной организации или руководителя проекта для возможности анализа состояния компании по ключевым показателям эффективности:
- Выручка за вычетом внешних расходов по организации (без НДС);
- Рентабельность по портфелям проектов;
- Соотношение загрузки к мощности;
- Выручка, операционная прибыль и рентабельность организации (без НДС);
- Структура стоимости (без НДС);
- Свободный денежный поток организации.
Для некоторых виджетов реализованы расшифровки с диаграммами, которые позволяют оценить не только состояние ключевых показателей, но характер динамики.
Панель ключевых показателей, благодаря её высокой информативности, простой и понятной визуализации часто выводят на начальную страницу программы.
Монитор проекта
Монитор проекта позволяет руководителю получать актуальную информацию о проекте по ключевым показателям выполнения в наглядной и удобной визуальной форме.
Диспетчеризация проектных работ
Взаимодействие участников проекта осуществляется внутри системы с помощью заданий, которые могут быть выданы как по работам проекта, так и без привязки к проекту. В рабочем месте «Работа с заданиями» пользователь может просматривать все выданные и полученные задания с учётом его роли в каждом из них. Интерфейс «Работа с заданиями» собирает все действия и обсуждения по заданиям в одном месте, обеспечивая удобный доступ к информации о ходе их выполнения.
Проекты находятся в постоянном развитии, а данные по ним регулярно обновляются. Визуальный инструментарий системы «1С:РМ» позволяет пользователю в удобной форме получать информацию о работах, в которых он является либо исполнителем, либо руководителем. В представлении списка задач активно используется цветовое и графическое кодирование, возможен вывод списка задач в виде диаграммы Ганта.
На уровне проектных работ система позволяет производить:
- сбор и последующий анализ данных о распределении рабочего времени исполнителей между проектными и непроектными задачами, а также данных о непроизводительных затратах (потерях) рабочего времени;
- анализ накопленной статистической информации по выполнению работ, план-фактный анализ длительности, трудоёмкости и стоимости выполнения работ, выявление и анализ возникших отклонений.
Версионирование проекта
Система позволяет создавать и хранить в информационной базе неограниченное число версий проекта, вести параллельно несколько версий календарно-ресурсных планов одного проекта. Одновременное ведение нескольких версий необходимо для следующих целей:
- иметь возможность планировать в нескольких разрезах (например, базовый план, утвержденный план, текущий план);
- иметь возможность отследить историю изменения (динамику) каждого разреза и сравнить ее с фактом.
Сквозное версионирование проектов
При создании версии проекта у пользователей есть возможность отнести версию к соответствующему сценарию.
Сценарий планирования – это набор аналитических признаков, используемых для группировки версий планов проектов и проведения их сравнительного анализа. Примеры сценариев: договорной, базовый, целевой, оптимистичный, пессимистичный.
Сквозное версионирование проектов позволяет сохранять и сравнивать различные версии сценариев по портфелю проектов.
Сквозное версионирование позволяет отбирать показатели проектов по установленному сценарию, анализировать тематические планы, выявлять отклонения и оперативно балансировать проектную деятельность.
Актуализация проекта
Ключевой механизм контура управления проектами - актуализация проекта: на основании данных о фактическом выполнении (или же срыве выполнения) проектных работ нижнего уровня декомпозиции система производит полный перерасчет календарных сроков всех элементов проекта. Также проводится актуализация процента готовности проекта.
Актуализация проекта, выполняемая регулярно, позволяет руководителю получать достоверную информацию о состоянии работ и оперативно реагировать на возникающие проблемы.
Смотрите серию вебинаров с разбором методологии решения задач для проектной дирекции, в том числе вебинар «Актуальные данные проектов: контроль выполнения и прогноз в новой 5-й редакции «1С:РМ Управление проектами». Запросить полную версию вебинара >>.
Шаблоны планов проектов
Система позволяет создавать и хранить в информационной базе шаблоны планов проектов, что особенно актуально при работе с типовыми проектами.
Структура данных шаблона полностью идентична структуре плана проекта: структурная декомпозиция работ, бюджеты проектов, информация о трудовых, материальных ресурсах. Шаблон может представлять собой как законченный план проекта, так и любой из его фрагментов.
Любой план проекта можно сохранить в виде шаблона. В дальнейшем, чтобы не создавать план проекта с нуля, в него сразу можно загрузить уже один или несколько готовых шаблонов.
Использование шаблонов экономит время при создании нового проекта в системе, а также позволяет провести анализ технологий, принятых на предприятии, и проанализировать отклонения (по длительности, трудоемкости, стоимости проектных работ), возникающих в типовых проектах.
Результаты анализа используются для выявления «узких мест» и «лучших практик», а также для принятия решений по совершенствованию технологий выполнения проектов.
Управление документами проекта
Варианты работы с документами:
- Хранение документов в информационной базе
- Хранение документов в «1С:Документооборот»
Система позволяет использовать внутреннюю подсистему работы с файлами или внешнюю – «1С:Документооборот».
Основные действия с документами (открытие, захват на редактирование, запись новой версии) доступны непосредственно из системы.
Для объектов некоторых типов (проекты, элементы планов и т.д.) система позволяет создавать, хранить и модифицировать ссылки на документы, расположенные в хранилище «1С:Документооборот».
Анализ проектов с группировкой по портфелям и программам
Для повышения качества и эффективности управления проекты могут быть объединены в Портфель проектов и Программу проектов.
Различные отчеты позволяют вывести информацию о плановых и фактических доходах и расходах, объемах, использовании материальных ресурсов, поступлениях и выплатах, а также трудозатратах в разрезе портфелей и программ проектов.
Анализ проектов по портфелям и программам позволяет:
- провести комплексную оценку эффективности проектов, программ, портфелей;
- достичь сбалансированности портфелей и программ проектов;
- принять взвешенное решение о включении проекта в план, о продолжении, приостановлении или прекращении проекта;
- установить приоретизацию проектов, программ, портфелей;
- учесть влияние проектов друг на друга и на портфель и/или программу целиком;
- повысить качество распределения ресурсов между проектами, программами, портфелями.
Подробнее о возможностях «1С:РМ» в управлении портфелями и программами проектов >>
Глоссарий
Актуализация проекта
Актуализация проекта — процесс изменения планов на основе фактических данных за период. В ходе актуализации выявляются невыполненные показатели, которые при необходимости учитываются в дальнейшем планировании.
Шаги актуализации проекта начинаются с анализа текущего состояния проекта и внесения фактических данных за отчетный период. Эти данные затем используются для обновления сетевого графика проекта, корректировки сроков, ресурсов и бюджета. При необходимости выполняется обновление документации и планов управления рисками.
Автоматизация актуализации проекта — использование системы, такой как «1С:РМ», которая может значительно упростить процесс актуализации проекта. Система позволяет оперативно отслеживать выполнение задач, анализировать фактические данные и вносить изменения в планы на их основе. Благодаря автоматизации процесс актуализации становится более эффективным и менее подверженным ошибкам.
Сетевой график проекта
Сетевой график представляет собой последовательность и взаимозависимость работ проекта. Работы или задачи представлены в виде узлов, соединённых связями, которые показывают порядок выполнения и зависимости между ними.
Проект
Проект — это объект управления, который объединяет планы по смыслу. Пример объединения Планов в Объект: если строится жилой комплекс, карточка проекта — это сам комплекс, а каждая очередь строительства — отдельный план проекта со своими сроками и задачами.
План проекта
План проекта – это совокупность структурной декомпозиции работ, календарных сроков, бюджетов проектов, контрольных событий и данных о привлекаемых трудовых и материальных ресурсах.
Диаграмма Ганта
Существует несколько способов визуализации проекта. Одним из наиболее популярных является диаграмма Ганта, которая строится на основе сетевого графика и отображает задачи на временной шкале, показывая их взаимосвязи. Диаграмма позволяет наглядно видеть продолжительность каждой задачи: при изменении сроков соответствующий отрезок увеличивается или уменьшается. В программных продуктах линейки «1С:РМ» пользователь может построить последовательность задач проекта путем использования диаграммы Ганта для визуализации и управления задачами.
Портфель проектов
Портфель проектов — это набор проектов и связанных с ними работ, объединённых для эффективного управления и достижения стратегических целей организации. В отличие от программы, проекты в портфеле могут быть не взаимосвязаны между собой.
Программа проектов
Программа проектов — это совокупность взаимосвязанных проектов, которые объединены для достижения общих целей и управляются совместно для согласованности результатов и эффективного использования ресурсов.
Система управления проектами
Система управления проектами, разработанная на базе программ линейки «1С:РМ», обеспечивает централизованное управление задачами, сроками, ресурсами и бюджетами, создавая единое информационное пространство для всей команды. С помощью решения легко контролировать выполнение проектов, и оптимизировать сроки, повышая прозрачность всех этапов работы. Методики системы основаны на многолетнем опыте автоматизации проектов более 500+ заказчиков в различных отраслях. Многие пользователи «1С:РМ» нашли в функциональности по управлению работами и сроками альтернативу MS Project. Подсистема активно развивается, регулярно пополняясь новыми возможностями
