Проектное бюджетирование 1С:РМ, ред. 5

Управление бюджетом проектов в профессиональной системе 1С:РМ позволяет проектно-ориентированным компаниям сократить перерасход бюджетов и трудозатраты персонала на формирование проектной отчетности, снизить стоимость проектов, избегать некорректных списаний затрат и кассовых разрывов. Также помогает избежать финансовых рисков и повысить финансовую дисциплину.

Управление бюджетом проекта с помощью программ линейки «1С:РМ» позволит компаниям повысить эффективность проектного бизнеса и прозрачность всех финансовых потоков.

Главное при управлении бюджетом: детализация по статьям и контроль расходов в ходе его реализации. Также важно использовать эффективный метод учета и прогнозирования денежных потоков.

Этапы бюджетирования проекта

В системе «1С:РМ управление проектами» содержится функциональность, которая позволяет сотрудникам компании осуществлять:

• Формирование бюджета доходов (выручки) и расходов проекта (БДР проекта)
• Формирование бюджета движения денежных средств проекта (БДДС проекта)
• Регистрация фактических бюджетов проектов
• План-фактный анализ

Система позволяет сотрудникам компании создавать, хранить и актуализировать планы трех бюджетов проекта: расходов по проекту, доходов (выручки), движения денежных средств (поступлений и выплат). Элементы бюджетов хранятся в разрезе элементов проекта, статей бюджета, контрагентов и контрактов (договоров с контрагентами).

Для бюджета расходов по проекту в системе предусмотрена функция автоматического формирования элементов. Бюджет расходов формируется по информации о затратах, запланированных на привлечение трудовых, материальных и финансовых ресурсов к выполнению проектной задачи. Автоматическое формирование производится на основании схемы распределения суммы, запланированной на привлечение того или иного ресурса, по статьям затрат. Схема распределения настраивается пользователем, причем допустима ситуация, когда по статьям бюджета расходов распределяется не вся запланированная сумма, а только какая-то часть.

Ключевой особенностью контура управления является неявная привязка элементов бюджета к календарным периодам. При планировании период задается в виде набора правил, описывающих привязку элемента бюджета к временным рамкам проектной задачи. При изменении сроков проектной задачи (в том числе и при выполнении актуализации проекта) система производит автоматический перерасчет финансовых планов, что значительно упрощает управление бюджетом проекта и улучшает управление затратами проекта на всех этапах.

Ввод данных о фактических поступлениях и выплатах, а также о начислении фактических доходов и расходов может производиться на любой стадии жизненного цикла проекта, и даже после завершения проекта.

На уровне управления бюджетом проекта система позволяет производить:

• План-фактный анализ бюджета доходов, расходов (БДР) и движений денежных средств (БДДС) по проекту в разрезе элементов проекта, статей бюджета, контрагентов, договоров и календарных периодов.
• Анализ отклонений между данными текущего финансового плана, любой из версий финансового плана и фактическим положением дел, выявление отклонений.

Визуальный инструментарий системы позволяет пользователю получать данные бюджетов проекта как в табличном представлении, так и в графическом (диаграммы и графики). В пределах одной экранной формы можно получить подробный и сводный план любого из бюджетов, сопоставление доходов с расходами и поступлений с выплатами, сопоставление плановых и фактических данных, и т.д.

Этот этап начинается с определения всех необходимых ресурсов, которые потребуются для успешного выполнения проекта. Затем, на основе оценок стоимости ресурсов, разрабатывается предварительный бюджет проекта. Важно учитывать не только прямые затраты, такие как материалы и труд, но и косвенные расходы, включая административные издержки и затраты на обслуживание. Тщательное планирование ресурсов и управление помогают минимизировать риски перерасхода и обеспечивают основу для последующего контроля и эффективного управления затратами проекта.

• Планирование поставок проекта
• Планирование объемов проекта

Метод «Планирование поставок и планирование объемов проекта» предполагает ввод в систему информации о планируемых результатах выполнения проектной задачи. План поставок и объемов вносится в систему в количественных и суммовых значениях. При этом планируемые результаты могут быть отнесены либо на дату начала задачи, либо на дату окончания задачи, либо распределены по периоду задачи.

Планируемые результаты могут быть включены в плановый бюджет доходов проектной задачи с детализацией по подразделениям.

Система позволяет детализировать состав договора контрагентов до актируемых этапов, указать условия оплаты по договору и установить связь между договором и этапами проекта. Это дает компании гибкость в работе с подрядчиками и поставщиками услуг и товаров.

Эксперты компании ITLand заложили в линейку программ «1С:РМ» методики, которые позволяют компаниям поддерживать актуальный денежный поток по проектам через работу с инструментами для:

• Регистрация фактических бюджетов проектов
• Регистрация выполненных объемов
• Регистрация дополнительных затрат

Для каждого элемента плана существует свой план - освоенных объемов, доходов и расходов и дополнительных затрат. В процессе выполнения проекта фактические данные могут расходиться с плановыми. Например, изменяются условия поставщиков услуг и товаров.

Для регистрации фактически выполненных освоенных объемов, бюджетов и дополнительных затрат в системе предусмотрены соответствующие документы.

Механизм «Отражение документов в проектном бюджетировании» предназначен для отражения фактических данных в контуре управления бюджетом проекта на основании первичных документов оперативного контура, в том числе, от подрядчиков и поставщиков услуг и товаров

Для корректного формирования фактических данных предварительно необходимо настроить правила получения данных в проектном бюджетировании.

Отчеты, формируемые в программах линейки «1С:РМ», позволяют повысить качество управления затратами проекта, доходами (выручкой), ресурсами, объемами, стоимостью проекта. Пользователи компании могут сформировать в единой системе:

• План-фактный анализ бюджетов проектов
• План-фактный анализ освоенных объемов
• План-фактный анализ затрат трудовых ресурсов
• План-фактный анализ использования ресурсов
• План-фактный анализ затрат материальных ресурсов
• План-фактный анализ дополнительных затрат
• Анализ проекта по показателям.

Отчет «План-фактный анализ бюджетов доходов и расходов» предназначен для вывода данных о планах БДР по всем проектам, ведущимся на предприятии, а также для сопоставления плановых и фактических данных БДР. Отчет построен на СКД и обладает гибкой системой настроек. 

Отчет «План-фактный анализ бюджетов движения денежных средств» предназначен для вывода данных о планах БДДС по всем проектам, ведущимся на предприятии, а также для сопоставления плановых и фактических данных БДДС. Отчет построен на СКД и обладает гибкой системой настроек.

Отчет «План-фактный анализ результатов работ и ресурсов» предназначен для вывода и сопоставления плановых и фактических данных о затратах ресурсов на выполнение проектных задач в количественном и стоимостном измерениях. Отчет позволяет сопоставить фактические затраты трудовых ресурсов как с текущим планом проекта, так и с базовым планом. Отчет построен на СКД и обладает гибкой системой настроек.

Отчет предназначен для вывода и сопоставления данных о дополнительных затратах на выполнение проектных задач в количественном и стоимостном измерениях. Отчет построен на СКД и обладает гибкой системой настроек. Помогает лучше управлять стоимостью проекта и выручкой от реализованных этапов.

Управление рисками проекта состоит из процессов:

• идентификация рисков проекта
• оценка рисков проекта
• планирование мероприятий по работе с рисками
• фиксация свершения рисков

Риски могут возникать из различных источников, включая рыночные колебания, изменения в законодательстве, технологические неопределенности или управленческие ошибки. Идентификация потенциальных угроз для выручки проекта и разработка стратегий их смягчения помогают снизить вероятность негативных последствий и минимизировать их воздействие на финансовые результаты. Регулярный мониторинг и анализ рисков, а также готовность к быстрой реакции на изменения, обеспечивают устойчивость проекта и способствуют поддержанию его стоимости на планируемом уровне. Это особенно важно при продажах нестабильных товаров или сезонных услуг.

Программное обеспечение «1С:РМ» позволяет эффективно проводить мониторинг показателей и управлять стоимостью проекта, затратами, бюджетом проекта и другими важными аспектами:

• проводить мониторинг ключевых показателей проектов в процентных и абсолютных значениях;
• принимать решения о своевременной инициации действий, способствующих выравниванию соотношений показателей

Такие методы обеспечивают адаптивное управление и позволяют компаниям быстро реагировать на рыночные изменения.